11.- Herramientas básicas para el desarrollo de productos

En todo proceso de desarrollo de productos se utilizan herramientas básicas de creación, almacenamiento y gestión que debes aprender.

El desarrollo de productos es un proceso, compuesto por muchas etapas interrelacionadas de menor envergadura.

En cada paso vas a generar información que tienes que almacenar y comunicar, por lo que es básico que selecciones las herramientas adecuadas para hacerlo.

En este artículo te voy a presentar las herramientas básicas que necesitas en el contexto del proceso de desarrollo de productos.

Lo paradójico de todo esto es que podrás elegir no tenerlas, no guardar nada, sólo usarlas. Simplemente podrás decir que está en algún lugar «en las nubes».

En este artículo aprenderás:

• ¿Cuáles son las herramientas básicas para el desarrollo de tu producto?

• Suites ofimáticas.

• Herramientas de almacenamiento.

• Aplicaciones para la gestión del desarrollo de productos.

Al final de este artículo te incluyo una aplicación práctica de su contenido:

• ¿Selección de las herramientas básicas para la gestión del desarrollo de tus productos?

Sigue leyendo para aprender más acerca de las herramientas que necesitas para el desarrollo de tus productos y del potencial que te ofrecen. No desperdicies la oportunidad porque alguna te va a sorprender.

¿Cuáles son las herramientas básicas para el desarrollo de tu producto?

En un artículo anterior ya te comenté las etapas principales a cubrir para el desarrollo de tu producto. A continuación te voy a presentar qué herramientas puedes utilizar para poder desarrollar todas esas etapas.

Una herramienta para el desarrollo de tu producto, debes entenderla como un software para llevar a cabo tareas, que pueden ser: de creación, gestión, diseño, comunicación, control, compras, ventas, procesos…

Por tanto, como verás, el denominador común de todas ellas son las aplicaciones informáticas (software), entre las que hay que considerar también, por ejemplo: las páginas web, apps y redes sociales.

Así que, no esperes que te hable de alicates, destornilladores, máquina de corte por láser…, eso no viene al caso de este artículo.

Como ves, una herramienta para el desarrollo de tu producto es una aplicación informática que necesitarás sí o sí para poder desarrollar tu producto, resultando necesarias e imprescindibles.

Las puedes tener en el ordenador, en el móvil, el Tablet, el reloj, en tu navegador, e incluso en la nube de forma que puedes conectarte desde cualquier equipo conectado a internet, y todo sincronizado. En serio, ¡es maravilloso!

Seguro que lo sabes, pero por si acaso, ten en cuenta que en los móviles las aplicaciones informáticas se llaman App o simplemente aplicaciones.

Las herramientas que voy a mostrarte, son sencillas y totalmente válidas para gestionar todas las etapas del desarrollo de tu producto, y lo que es más importante, de forma profesional, eficiente y eficaz.

Ten en cuenta que hay herramientas gratuitas, freemium y de pago.

Actualmente hay tantas, que en el caso de listarlas para cada proceso, nos perderíamos en un enorme sin sentido.

Por esta razón, las he agrupado en tres grupos fundamentales.

Las herramientas básicas para el desarrollo de tus productos son:

1. Suites ofimáticas.
2. Herramientas de almacenamiento.
3. Aplicaciones para la gestión del desarrollo de productos.

El los siguientes apartados te detallo las herramientas existentes según este listado.

Dejo fuera intencionadamente las herramientas más específicas de marketing y diseño, tanto del producto como del contenido audiovisual y web. En futuros artículos te presentaré estas otras herramientas.

La premisa que he utilizado para dejar fuera esas otras herramientas es que en este artículo trato las herramientas intrínsecamente imprescindibles.

1. Suites ofimáticas

Considero que es la más importante y necesaria de todas.

Definimos suite ofimática, como conjunto de herramientas que cubre las necesidades de procesador de textos, hoja de cálculo, base de datos y presentaciones. Aunque puede que tu paquete de ofimática incluya otras como la creación de formularios.

Es lamentable, pero todavía trato a menudo con «profesionales» que no tienen ni siquiera una capacidades mínimas en el uso de herramientas ofimáticas, y eso da muy mala imagen.

Hoy en día no hay excusa, es muy sencillo aprender el uso de herramientas ofimáticas con un buen nivel de forma rápida, hay desde libros que se leen en una tarde, hasta cursos gratuitos en YouTube para que aprender sea más ameno.

Por otro lado, con las herramientas ofimáticas puedes trabajar online (la información está en la nube) y offline (la información sólo en tu ordenador) como prefieras.

Si aceptas un consejo, te recomiendo que trabajes en la nube. También podrás hacerlo offline y cuando te conectes a internet tu información se sincronizará.

Otra ventaja de trabajar así es, que si se te rompe o pierdes tu ordenador, puedes coger otro ordenador y seguir trabajando accediendo a tu cuenta.

Las cuatro suites que considero más recomendables son las siguientes.

Para Windows tienes la popular Microsoft 365, con la posibilidad de trabajar online, es de pago, pero por menos de 10 euros al mes dispones de 1TB de almacenamiento. También disponible para Apple.

Para Apple tienes la suite iWork, con la posibilidad de trabajar online, es gratis con 5GB de almacenamiento, ampliable con suscripción de pago. Sólo disponible para Apple, pero puedes compartir y trabajar con gente que utilice Windows.

Si quieres una suite ofimática gratuita de código abierto puedes optar por OpenOffice, software libre de calidad, pero no tienes la opción de almacenamiento en la nube.

Mi recomendación es que trabajes con la suite de Google de Drive, es muy completa, con muchas opciones y gratuita (hasta 15 GB de almacenamiento).

Por favor, revisa las características y precios de cada suite ofimática antes de decidirte, ya que podrían haber cambiado sus condiciones en el momento de tu alta como usuario.

Decídete por una suite ofimática y aprende por lo menos estas habilidades:

1. Rellenar documentos de texto, dando distintos formatos, insertando imágenes, vínculos…
2. Generar hojas de cálculo, aprendiendo tareas básicas como sumas, restas, multiplicaciones, porcentajes, medias, gráficos…
3. Crear presentaciones, con distintos diseños y formatos.

Con estas tres habilidades, tu comunicación será más profesional, y tu trabajo más eficiente y eficaz.

Bases de datos

Respecto a las bases de datos, a mi me gustan mucho, pero realmente no son tan importantes, ni son habilidades necesarias para el desarrollo de productos.

En mi caso, durante de mi carrera profesional he creado varias para gestionar proveedores, clientes, las averías de una red de tiendas…, pero realmente no son imprescindibles para gestionar el desarrollo de tu producto.

Ten en cuenta que, si llegas al punto que precisas una base de datos, te recomiendo que subcontrates su desarrollo, ya que conllevan bastante trabajo para un no experto, no te va a quedar como si la hace un profesional, y lo más importante, seguramente no es una actividad clave en el proceso de desarrollo de tu producto.

2. Herramientas de almacenamiento

En el transcurso del desarrollo de tu producto vas a generar mucha información que necesitarás almacenar: bien sea para guardarlas como evidencias del avance del proyecto, para reutilizarla en procesos posteriores, o simplemente para que sean parte de tu base de conocimientos.

Como herramientas de almacenamiento voy a presentarte estas tres opciones:

• Disco duro en tu ordenador.
• Sistema de almacenamiento externo.
• Sistema de almacenamiento en la nube.

Disco duro de tu ordenador

Efectivamente esto es hardware, no software, pero permíteme que lo incluya como herramienta ya que es la alternativa a las opciones de almacenamiento que podemos clasificar como software.

Usar el disco duro de tu ordenador es la opción de almacenamiento más económica. Lo negativo es que sólo podrás trabajar en ese ordenador y tú solo.

Sistema de almacenamiento externo

Esto también es hardware. Será necesario para que puedas mover y compartir tu información del proyecto, si no quieres pasarla por internet.

Lo bueno de este sistema de almacenamiento es que, además de utilizarlo para dar movilidad y compartir documentación, te permite hacer copias de seguridad de toda la información de tu proyecto. Te lo recomiendo para no llevarte sustos innecesarios.

Almacenamiento en la nube

Es seguro y permite el trabajo colaborativo con tu equipo de desarrollo en el caso de no estar sólo en tu proyecto.

Lo de que la nube es un sistema de almacenamiento seguro dependerá de la clave de acceso que utilices para entrar en tu cuenta, y de las redes de acceso a internet que utilices. Ten cuidado al usar un acceso wifi desconocido.

Con el almacenamiento gratuito en la nube que te ofrecen suites como la de Google, con una cuenta puede ser suficiente para gestionar el proyecto de desarrollo de tu producto.

Tanto con Microsoft 365, como iWork o Google Drive puedes trabajar y almacenar documentación en la nube.

Yo te recomiendo utilizar la nube, simplemente porque es más eficiente, sobre todo cuando tienes que trabajar con un equipo de desarrollo deslocalizado.

Si te decides por Google Drive, primero tienes que crearte un correo gratuito de Gmail, una vez lo tengas, automáticamente podrás empezar a utilizar toda la suite ofimática de Google y dispondrás de un almacenamiento de hasta 15GB para guardar la información que quieras, todo de forma gratuita.

En todo caso, lo más importante con el almacenamiento de información por el que optes es el orden, te aconsejo que crees una carpeta para cada producto y ordenes dentro muy bien toda la documentación del proyecto, creando las carpetas necesarias.

3. Aplicaciones para la gestión del desarrollo de productos.

Ponte en situación y fíjate que en el día a día del desarrollo de tu producto hay muchas partes interesadas involucradas, mucha información yendo y viniendo, tareas que realizar, plazos importantes que cumplir, costes por tiempo invertido…

En este escenario es fácil darte cuenta que necesitas herramientas para gestionar todas esas tareas del día a día, como por ejemplo y más importantes:

• Crear, gestionar y almacenar documentación.
• Calendario.
• Gestionar y asignar tareas.
• Comunicación con las partes interesadas.
• Gestión de hitos importantes y planificación Gantt.
• Control de tiempos.
• Gestión de carga de trabajo.

¡No te asustes! Desde cero euros puedes disponer de herramientas para hacer todas esas tareas.

Si ya trabajas con algún sistema de gestión de administración de trabajo de equipos, perfecto, pero incluso en ese caso, date una oportunidad y lee este apartado completo, quizás te sorprenda.

Si estás empezando, o bien quieres lo más básico y gratis, para ti solo o si sois un equipo pequeño, toma nota porque con estas herramientas se puede hacer todo:

• Crear, gestionar y almacenar documentación. Suite de ofimática, por ejemplo la de Google Drive o equivalente. Todo sincronizado y compartido para trabajo colaborativo.
• Calendario. Con tu cuenta de Google tienes uno muy bueno. Además te permite sincronizarlo en tu móvil e incluso compartirlo con tu equipo.
• Gestionar y asignar tareas. Puedes usar Microsoft To Do (sustituto de Wunderlist), o bien Recordatorios de Apple, con ambas puedes hacer un trabajo eficiente. La suite de Google Drive te ofrece Google Keep, pero no te la recomiendo porque es poco funcional, teniendo en cuenta que las tres son gratuitas, me quedo con las dos primeras.
• Comunicación con las partes interesadas. Correo electrónico para la comunicación con tu equipo y las partes interesadas. Para conversaciones puedes usar Whatsapp en el móvil, u otra aplicación equivalente.
• Gestión de hitos importantes y planificación Gantt. En la suite de Google Drive tienes plantillas de hojas de cálculo con Diagramas Gantt para que puedas personalizar tu propio diagrama cronológico de tu proyecto anotando los hitos importantes de cada fase del proyecto.
• Control de tiempos. Lo más sencillo es Toggl, una herramienta sencilla de usar y muy eficaz para poder controlar los tiempos de las fases de cada proyecto, así como para conocer los tiempos globales e ir ajustando los recursos humanos utilizados y disponibles según avance el proyecto.
• Gestión de carga de trabajo. Puedes crear listas compartidas con Microsoft To Do o similar, así puedes ver las tareas compartidas de cada miembro de tu equipo y gestionar la carga de trabajo del equipo para mantenerla equilibrada, o bien utilizarlo como base para hacer tus propios tableros Kanban, Sprints…

Si quieres otra opción, una global, estás de suerte porque te propongo una que tiene por misión «Hacer el mundo más productivo».

¡Ahí es nada!, la verdad es que van por muy buen camino.

¡Ahora sí!, mi recomendación como aplicación para la gestión del desarrollo de tu producto es Click Up. Visita la web y pega un vistazo más de cerca a esta maravillosa aplicación.

Cualquier herramienta de gestión y productividad, da igual si estás pensando en: Jiro, Trello, Asana, Airtable, Microsoft Project… Click Up hace lo que todas estas y muchísimo más.

Entre sus funciones están: las integraciones con todo tipo de aplicaciones (por ejemplo puedes seguir trabajando con tu Suite de ofimática de Google Drive desde el propio Click Up); enviar correos de Outlook directamente a tareas en Click Up; pasar los datos de proyectos anteriores que hayas gestionado con otros gestores de proyectos a este software rápidamente; incluso tiene integración con el gran Zapier para que hagas tu magia con los zaps…

No necesitas conocer los programas que he nombrado en los dos párrafos anteriores. Quédate con que Click Up vale para todo lo que necesitas para la gestión en equipo del desarrollo de tu producto de la mejor manera posible, quizás algún día lo necesites.

Y lo mejor lo he dejado para el final, ¡Click Up es gratis!.

Por supuesto tienen una versión de pago, pero con la versión gratuita puedes hacer mucho, comenzar y ver si te gusta y la necesitas, ya que los límites de la versión gratuita son de almacenamiento, además, si decides pagar el precio es muy bajo, menos de 5 euros mensuales.

Ten en cuenta que ponerte a utilizar una aplicación de gestión de trabajo para un equipo, requiere de una curva de aprendizaje que hay que superar para comenzar a sacarle provecho, aunque en mi opinión merece la pena porque una vez superada esa curva aumenta la eficacia y eficiencia de todo el equipo.

Si se trata de un producto sencillo, sois un equipo pequeño y no tenéis ni necesitáis mucho control, quedaros con la propuesta de aplicaciones sueltas gratuitas. Realmente se puede hacer todo perfectamente con un poco de orden.

Aplicación del artículo. ¿Selección de las herramientas básicas para la gestión del desarrollo de tus productos?

Simplemente porque más del 85% de los ordenadores a nivel mundial utilizan Windows, voy a proponerte una solución seleccionando herramientas de este sistema operativo.

En todo caso, aguas arriba, en este mismo artículo tienes toda la información que necesitas para intercambiar las herramientas que sugiero en éste apartado por sus equivalentes de Apple.

Selección de herramientas básicas para el desarrollo de tus productos:

1. Suites de ofimática: El servicio gratuito de Google Drive con tu cuenta de Gmail.
2. Almacenamiento: Almacenamiento gratuito en Google Drive; más un disco duro externo para hacer copias de seguridad y poder vaciar tu almacenamiento en la nube si te acercas al límite, y no quieres pagar por almacenamiento extra.
3. Gestión del desarrollo de productos: Para organizarte, el servicio gratuito de Google Drive con el que dispondrás de un fabuloso calendario y plantillas Gantt de Google Sheets; Gmail y WhatsApp para comunicarte con las partes interesadas; Microsoft To Do para la gestión de tareas; y Toggl si quieres controlar el tiempo dedicado a cada tarea.

Por mucho que externalices tus procesos, las herramientas que te he mostrado en este artículo te serán de ayuda para una correcta gestión de todo el proceso de desarrollo de tus productos.

Ahora sólo te queda que aprendas a utilizarlas y te conviertas así en un profesional con las capacidades necesarias para poder llevar a cabo el desarrollo de tus productos.

Este es el primero de la trilogía de artículos sobre herramientas para el desarrollo de productos, en los siguientes te mostraré las herramientas de marketing y de diseño respectivamente.

Y hasta aquí este artículo. Espero que te haya gustado y aporte valor a tus proyectos. Te animo a que sigas leyendo otros artículos, me envíes tus comentarios y te suscribas al blog para recibir las todas las novedades.

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