La planificación y gestión para el desarrollo de productos es un proceso que abarca todo el ciclo de vida del producto.
Planificar es un proceso de determinación mediante el cual, según tu contexto actual, debes componer la forma y los medios para alcanzar el futuro deseado.
Gestionar es el proceso de llevar a cabo un proyecto, o una planificación.
Cualquier proyecto de desarrollo de producto debes desarrollarlo en el seno de una empresa, quizás no sea necesario en las primeras etapas de una startup, pero incluso en este caso en algún momento deberás crear la empresa.
Por lo tanto, la planificación y gestión de la empresa es un pilar fundamental de cualquier proyecto a desarrollar.
Mas allá, para planificar y gestionar el propio proyecto de desarrollo del producto tendrás que determinar tareas, recursos, tiempos y costes, porque entre tu idea y el producto real hay un largo camino en el que la improvisación no puede servirte de guía.
Existen cuatro elementos básicos en toda planificación proyectos, a saber: tareas; tiempo; recursos; y costes.
En este artículo te voy a hablar de los siguientes temas:
- Planificación y gestión de la empresa.
- Tareas en la planificación y gestión de proyectos.
- Tiempos en la planificación y gestión de proyectos.
- Recursos en la planificación y gestión de proyectos.
- Costes en la planificación y gestión de proyectos.
- Plan de desarrollo del proyecto.
Al final de este artículo te incluyo una aplicación práctica de su contenido:
- ¿Cómo planificar y gestionar el desarrollo de tu producto?
Sigue leyendo para aprender las bases de la planificación, tanto desde el punto de vista del negocio, como desde la perspectiva de un proyecto de desarrollo de un producto. Además, te voy a dar una guía con las fases imprescindibles para que puedas planificar y gestionar cualquier proyecto. No te lo pierdas porque es básico.
1. Planificación y gestión de la empresa
La planificación de la empresa es el acto de prevenir el futuro de la empresa para lograr unos objetivos marcados.
Por tanto, tendrás de describir qué vas a hacer, qué objetivos buscas, qué recursos vas a utilizar y cómo.
Es decir, la propia empresa precisa de una planificación y gestión propias.
Y por tanto, además, el proyecto concreto de tu producto precisará su propia planificación y gestión específica.
Puede darse el caso en una startup en el que la planificación y gestión de la empresa y del producto sean, al menos en las primeras etapas del proyecto, una unidad.
Para llevar a cabo una buena planificación de la empresa debes considerar varios niveles, así como disponer de un plan de empresa, veamos.
1.1 Niveles de planificación
Nivel estratégico
Esta planificación se centra en el largo plazo.
Para llevar a cabo la planificación estratégica tendrás que definir aspectos como el propósito, la misión, la visión, llevar a cabo diversos análisis DAFO, establecer objetivos estratégicos, los valores…
En este nivel de planificación se establecen las responsabilidades y autoridades para el funcionamiento de los departamentos de la organización.
Además, en este nivel de planificación se gestionan los balances y presupuestos para toda la organización.
Nivel táctico
Este nivel está enfocado al medio plazo.
La planificación táctica se basa en un nivel de planificación departamental o por proyectos.
Se establecen las responsabilidades y autoridades para el desarrollo de nuevos proyectos, de nuevos productos.
Los objetivos, líneas de acción, programas operativos, gestión de recursos, tiempos…, se centra en los departamentos y proyectos establecidos en el nivel superior de planificación.
Se gestionan los presupuestos de los proyectos concretos, como podría ser el del desarrollo de un nuevo producto.
Por tanto, es en este nivel es donde se abordaría la planificación del desarrollo de un producto en el seno de una empresa, bajo la visión estratégica del nivel superior.
Nivel operativo
Planificación del corto plazo, es del plano productivo.
En este nivel de planificación operativa, se definen las tareas más individuales, como podría ser la gestión diaria de tareas del equipo de desarrollo de un nuevo producto.
Aquí se establecen las responsabilidades y autoridades productivas del día a día, para asignación de tareas más concretas.
1.2 Plan de empresa
En este apartado, dado que no es el objetivo de este artículo, sólo te voy a numerar los elementos imprescindibles que todo plan de empresa debe incluir:
- Propósito, misión, visión y valores.
- Objetivos del proyecto.
- Descripción de la actividad de la empresa.
- Localización.
- Análisis externo y análisis interno.
- Plan de marketing.
- Proyecto organizativo.
- Plan de recursos humanos.
- La forma jurídica.
- Estudio económico y financiero.
- Aspectos formales.
- Evaluación final.
Te dejo un enlace al sitio web de la Xunta de Galicia con 32 ejemplos de Planes de Negocio.
Resumiendo, la idea de este apartado ha sido simplemente ponerte en situación, es decir, que seas consciente que una empresa tiene su propio plan, centrado en la viabilidad del negocio.
En ese plan de la empresa, existen diversos niveles de planificación, el estratégico que se centra en la viabilidad del negocio, el táctico que se centra en los proyectos, y el operativo que se centra en los procesos.
A continuación, te voy a presentar los bloques importantes de la planificación: tareas; tiempos; recursos; y costes. Para finalmente ubicar esos bloques en una planificación de desarrollo de producto.
2. Tareas en la planificación y gestión de proyectos
Previo a entrar en las tareas, ten en cuenta que el proyecto de desarrollo de tu producto deberá tener un alcance, es decir, una definición de los límites del proyecto, de restricciones que te harán mantener el enfoque.
En la definición del alcance será necesario definir objetivos varios respecto al producto y el proyecto, es importante que sean objetivos SMART.
Ahora sí, entre la idea de tu producto y, el alcance y los objetivos, tendrás que llevar a cabo muchas tareas.
2.1 Tipos de tareas en el desarrollo de productos
Debes tener en cuenta estos tres tipos de tareas: secuenciales, paralelas y acopladas.
Unas tareas secuenciales son aquellas entre las que existe una dependencia de orden secuencial, es decir, que una tarea va detrás de otra.
Ejemplo de tarea secuencial: Creas en nombre del producto, luego puedes registrar los dominios para las páginas web, nombres de usuarios en redes…
Tareas paralelas son aquellas que dependen de una anterior, pero se pueden llevar a cabo simultáneamente.
Ejemplo de tarea paralela: Una vez iniciado el desarrollo del producto, podrías comenzar con el diseño del producto, al mismo tiempo que desarrollas la estrategia de presencia en internet del producto.
Unas tareas acopladas son aquellas que dependen mutuamente para poder completarse.
Ejemplo de tareas acopladas: El diseño de una pieza de inyección, el molde para fabricar la pieza y el diseño de otra pieza que deba encajar en la primera.
2.2 Planificación y dependencia entre tareas
En primer lugar tendrás que hacer un listado de tareas, rellenando para cada tarea la siguiente información:
- Responsable: Es indispensable definir el responsable de cada tarea. Cuando haya varias personas asignadas a la tarea, deberás definir y comunicar la autoridad de cada una.
- Resultados esperados: Debes definir el resultado esperado y definir cómo dar la tarea por finalizada.
- Interdependencia: Identificar qué tareas deben haber terminado para poder iniciarla, y qué tareas dependen de ella.
- Riesgos y oportunidades: Una reflexión sobre de riesgos y oportunidades de la tarea te ayudará a prevenir problemas y aprovechar circunstancias.
A continuación es interesante hacer una matriz de estructura de diseño, un método de planificación de tareas que muestra gráficamente la dependencia entre las tareas.
El método PERT es otro método de planificación de tareas que también muestra la dependencia entre dichas tareas y que además permite averiguar la trayectoria crítica del proyecto.
Al fin y al cabo, se trata de realizar una descomposición jerárquica de las tareas a realizar de forma que se pueda hacer un mejor seguimiento y control del desarrollo.
Un listado de entre 25 y 150 tareas es un valor adecuado para el desarrollo de un producto. Es recomendable no superar las 200 tareas para que la gestión de la planificación sea viable.
Por supuesto, habrá casos de desarrollo en los que puede haber menos de 25 tareas y más de 200.
2.3 Gestión de las tareas
La gestión de tareas la puedes llevar a cabo mediante Diagramas de Gantt o mediante Diagramas de red Pert.
Los Diagramas de Gantt son muy sencillos de aplicar pero poderosos, por ello son ampliamente utilizados en la industria. Debes tener en cuenta que este método no tiene en cuenta la relación entre las tareas.
Los Diagramas de Red Pert son más completos al considerar tanto la relación entre las tareas como los tiempos, permitiendo obtener la trayectoria crítica.
Si nunca has trabajado con herramientas de gestión de tareas te recomiendo comenzar con Diagramas Gantt, para desarrollos de productos de pocos componentes es suficiente.
3. Tiempos en la planificación y gestión de proyectos
En el apartado anterior te expliqué de la importancia del alcance en la planificación y gestión de proyectos, y de cómo hay que definir tareas y fijar objetivos.
Entenderás que las tareas y los objetivos deben planificarse y ser gestionados en el tiempo.
El objetivo más importante de la planificación y gestión del tiempo es lograr la finalización del proyecto dentro del plazo acordado en el alcance.
En el caso del desarrollo de un producto, lo primero será determinar cuándo el proyecto habrá finalizado.
Alcance-tiempo-calidad están directamente relacionados y se afectan mutuamente, tendrás que equilibrarlos para obtener la mejora relación entre ellos.
3.1 Planificación de los tiempos
Una vez definidas las tareas, tendrás que identificar el inicio y final de cada una, quedando sí asignado los tiempos.
Es importante ser realista con la asignación de tiempos, ya que de otra forma el proyecto estará condenado al fracaso, o a la necesidad de una restructuración importante y costosa.
3.2 Gestión de los tiempos
Se trata de que lleves a cabo el control de la realización de las tareas definidas, según la duración definida, respetando la interdependencia, verificando los resultados esperados y, controlando los riesgos y aprovechando las oportunidades.
Las herramientas para la gestión de los tiempos son los cronogramas, como el Diagrama de Gantt o mediante el Diagrama de red Pert.
Date cuenta que, la gestión de las tareas y la gestión de los tiempos están íntimamente relacionadas, realmente no puedes hacer una gestión correcta de tareas sin tener en cuenta los tiempos y viceversa.
Tal y como te recomendé antes, te recomiendo que comiences trabajando con Diagramas de Gantt para familiarizarte con los cronogramas.
Es importante a tener en consideración que, si hay desviación entre los tiempos previstos y los reales, tienes que revisar la gestión de los costes del proyecto ya que también están totalmente relacionados.
4. Recursos en la planificación y gestión de proyectos
Los recursos son importantes para tu empresa y proyecto, ya que en cierta forma constituyen las fortalezas y debilidades.
En todo proyecto es necesario hacer una planificación y, gestión de personas y recursos materiales.
Debes entender que los recursos son limitados, de ahí la importancia de hacer una buena planificación y gestión de los mismos, de la mejor forma posible.
4.1 Tipos de recursos
4.1.1 Recursos tangibles
Los recursos tangibles son del tipo material.
Ejemplos de recursos tangibles: Máquinas, instalaciones, software, equipos, materiales, productos, dinero, empleados…
4.1.2 Recursos intangibles
Los recursos intangibles pueden ser determinantes, tienen las siguientes características: escasez, difíciles de sustituir o imitar, no fácilmente transferibles y suelen haber complementariedades entre ellas.
Ejemplos de recursos intangibles: Capacidades de los empleados, know-how, patentes, motivación, estructura organizativa, imagen de la marca…
4.2 Planificación de los recursos
La planificación de recursos requiere definir qué recursos materiales y personales se van a asignar a cada tarea.
Los recursos personales los puedes asignar en horas.
Fíjate por ejemplo que, si has asignado a una tarea una necesidad de 60 horas trabajo, no será lo mismo si dispones una o dos personas. Con dos personas el plazo se reducirá, pero el coste de ese periodo aumentará.
Por otro lado, puedes asignar cualquier otro recurso necesario como compra de materiales, equipos, subcontrataciones…
Para asegurarte una buena planificación de los recursos asignados debes verificar al menos estas tres preposiciones básicas:
- Se dispone de la infraestructura necesaria para llevar a cabo las tareas identificadas.
- Hay el personal suficiente para realizar las tareas identificadas en los plazos definidos.
- Existen los recursos financieros suficientes para afrontar los costes de gestión de todas las tareas.
Es fundamental que identifiques cualquier recurso intangible, como puede ser una habilidad concreta, motivación, imagen de marca…, necesario para poder llevar a cabo la tarea.
4.3 Gestión de los recursos
La gestión de recursos requiere controlar que el consumo de los mismos es acorde a lo planificado.
Según avance el proyecto y la consecución de tareas, podrás controlar si los recursos asignados son suficientes para el avance del proyecto según lo planificado.
Un Diagrama de Gantt avanzado puede contener información sobre los recursos empleados para identificar desviaciones y poder actuar en consecuencia.
Por ejemplo, podrías detectar que los recursos asignados son insuficientes para terminar en plazo una tarea, tomando acción e incorporando más personal.
Fíjate que lograrías mantener los plazos del proyecto, pero cuidado, habrías incurrido en un coste imprevisto que podría poner en riesgo la viabilidad económica del mismo.
La moraleja es que, ante cualquier desviación entre los recursos previstos y los recursos reales, tienes que revisar la gestión de los costes.
5. Costes en la planificación y gestión de proyectos
Todo proyecto conlleva una serie de costes que debes gestionar adecuadamente.
Considera dos perspectivas respecto los costes, por un lado el presupuesto del negocio o proyecto, y por otro lado los costes asociadas a las tareas.
Para analizar la viabilidad del proyecto tendrás que hacer un análisis económico del proyecto, en el que tendrás un presupuesto considerando todos los costes que incurrirán para el desarrollo del producto.
Por otro lado, una vez vayas a iniciar el proyecto, necesitarás hacer un desglose pormenorizado de los costes de las tareas, con el fin de controlar que los gastos no superan el presupuesto del análisis económico del proyecto.
5.1 Presupuesto del negocio de desarrollo del producto
Es el documento que plasma la valoración económica de la gestión del negocio necesario para el desarrollo de tu producto, imprescindible para el análisis de viabilidad económica.
Todo presupuesto debe contener los siguientes tres elementos fundamentales:
- Gastos previstos: personal, inversiones, costes operacionales y de administración.
- Ingresos esperados: subvenciones, donaciones, campaña crowdfunding, suscripciones de miembros, ganancias del proyecto en funcionamiento…
- Gastos e ingresos reales. De esta forma se hace un seguimiento del proyecto, con el fin de llevar a cabo el control del gasto presupuestario y poder poner en marcha acciones.
Una hoja de cálculo es una herramienta adecuada para llevar a cabo control del gasto presupuestarios de tu proyecto, cuando más detallada sea esta, mayor será el control.
5.2 Planificación de los costes de las tareas
Un presupuesto del proyecto será fundamental y deberás generarlo para el análisis económico sobre viabilidad del proyecto, pero también tendrás que disponer de una asignación de los costes a las tareas identificadas.
Una vez tienes las tareas definidas, los tiempos necesarios para la realización de las mismas y los recursos asignados, debes calcular los costes de cada tarea en forma de: tiempos de personal y; otros costes, como podría ser la fabricación de un prototipo, o la compra de materiales.
5.3 Gestión de los costes de las tareas
Según avance el proyecto tendrás que ir verificando que los costes reales se adecuan a los costes planificados.
Debes llevar el control según el progreso de las tareas definidas. Una forma es añadir una columna con los costes reales al lado de la de los costes previstos, así, podrás crear una gráfica para hacer el seguimiento de la evolución de los costes del proyecto.
6. Plan de desarrollo del proyecto
El plan de desarrollo del proyecto es la planificación completa del desarrollo del producto, teniendo en cuenta: las tareas; tiempos; recursos; y costes.
Como te indiqué en la introducción, puedes englobar todo el proyecto en un único proceso y definir el listado de tareas, o en caso de que la complejidad del producto o preferencia tuya, dividas el proceso en subprocesos, y los gestiones de forma separada.
En todo caso, si decides desglosar el proyecto en diferentes procesos debes identificar la interrelación entre todos y cada uno de los procesos necesarios para la consecución del proyecto.
Por ejemplo. Imagina el desarrollo de un producto innovador para el que vas a crear una visibilidad en Internet mediante Inbound marketing, en este caso, podría ser buena idea disponer de dos procesos: el desarrollo del producto; y el desarrollo de la estrategia de marketing online.
Los dos procesos del ejemplo los puedes planificar y gestionar por separado, pero tendrás que definir la relación entre ellos, por que la hay, sin ir más lejos, no podrás generar contenido para Internet si no tienes información del producto.
Aplicación del artículo. ¿Cómo planificar y gestionar el desarrollo de tu producto?
La planificación y gestión del desarrollo de un producto comienza en las primeras etapas del proceso, concretamente en la evaluación inicial de marketing y análisis del negocio, es decir, en el momento en el decides sobre la viabilidad del proyecto.
Pero será después, una vez validada la viabilidad del proyecto y confirmado su arranque, cuando vas a necesitar hacer una planificación pormenorizada de las tareas a acometer para lograr el alcance y objetivos del proyecto.
Fases de la planificación y gestión del desarrollo de tu producto:
- Identificación de tareas: Es preciso compartimentar el proyecto, es decir, hacer un listado de los hitos y tareas, definiendo: responsable; resultados esperados; interdependencia entre tareas; y riesgos y oportunidades. Crea la matriz de estructura de diseño, así como un Diagrama Gantt.
- Estimación de los tiempos: Debes asignar a cada tarea un inicio y plazo de finalización. De esta forma el Diagrama Gantt mostrará el flujo de desarrollo del proyecto.
- Estimación de los recursos necesarios: Asigna a cada tarea recursos como: personal, habilidades, hardware, software…, es decir, definir los recursos materiales y humanos necesarios.
- Estimación de los costes de las tareas: Los tiempos y recursos definidos incurrirán en unos costes. Además, ten en cuenta cualquier otro coste no definido en la estimación de tiempos y recursos, como pueden ser gastos de servicios externos.
- Verifica que los costes estimados en la planificación son congruentes con el presupuesto del proyecto.
- Control del cronograma: Una vez se inicie el proyecto revisa de forma recurrente que se está cumplimento el desarrollo del proyecto según la planificación.
- Acciones de corrección: En el caso de alguna desviación respecto al desarrollo de la planificación, asúmela o pone en marcha una acción para corregirla.
Ahora sí, ¡ya puedes planificar el desarrollo de tu producto!
Y hasta aquí este artículo. Espero que te haya gustado y aporte valor a tus proyectos. Te animo a que sigas leyendo otros artículos, me envíes tus comentarios y te suscribas al blog para recibir las todas las novedades.
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